Najtrudniejszy pierwszy krok – poznaj skuteczne sposoby poznawania ludzi i zdobywania nowych kontaktów podczas konferencji i biznesowych imprez.
Seminaria branżowe, konferencje, targi, biznesowe przyjęcia to doskonałe okazje do poznawania nowych ludzi, rozszerzania kontaktów. Wkoło wielu potencjalnych klientów, kontrahentów czy po prostu ludzi, których warto poznać ze względu na naszą aktywność zawodową. Cóż z tego, kiedy właśnie wtedy czujemy, że coś nas blokuje? W rezultacie wychodzimy tylko z jedną wizytówką kogoś, z kim rozmawialiśmy prawie przez cały czas, obawiając się podejść do zupełnie nieznanych osób.
Opór przed inicjowaniem nowych kontaktów mają prawie wszyscy ludzie. Naturalne talenty w tej dziedzinie, to rzadkość, nawet wśród najbardziej doświadczonych handlowców. I to jest bardzo dobra informacja dla Ciebie. Dlaczego? Bo każdy Twój wysiłek włożony w nauczenie się tej sztuki przyniesie Ci tym większe korzyści!
TECHNIKI I PRAKTYCZNE RADY NA TEMAT INICJOWANIA KONTAKTÓW
Od czego zacząć?
Najważniejsze jest przygotowanie. Im lepszą pracę wykonamy przed spotkaniem biznesowym lub konferencją, tym lepsze będą efekty.
Jeśli jesteś zalękniony, pełen obaw i niepewności, to będzie to po prostu widać w Twojej twarzy, postawie i gestach. Będzie też słychać to w głosie. To co zjednuje ludzi to przyjazne nastawienie, które łatwo wyczuwają.
Jak zmniejszyć naturalny lęk przed podejściem do kogoś nieznajomego?
Przede wszystkim wzbudź w sobie świadomość, że to zupełnie inna sytuacja niż podejście np. do nieznanej dziewczyny na ulicy. W tych okolicznościach prawdopodobieństwo, że zostaniesz odrzucony byłoby istotnie całkiem spore. Stąd właśnie te psychiczne blokady – zupełnie niesłusznie! Otoczenie biznesowe to zupełnie inna sytuacja - ryzyko bycia odrzuconym jest naprawdę niewielkie.
Zatem po pierwsze: zadbaj o pozytywne nastawienie przed imprezą.
Po drugie zastanów się w co się ubierzesz - koniecznie dostosuj swój strój do rodzaju imprezy, na którą się wybierasz. Podobnie jak mowa ciała, ubranie stanowi część Twojego wizerunku - całość decyduje o efekcie pierwszego wrażenia. Zrób wszystko, żeby to wrażenie było właściwe –zadbaj o każdy szczegół. Czasem niezbyt czyste buty mogą zepsuć cały efekt.
Po trzecie: dowiedz się kogo spotkasz.
Zdobądź jak najwięcej informacji o osobach, które zamierzasz poznać, firmach i branżach, jakie reprezentują lub środowiskach, w jakich żyją. Znajdziesz je w Internecie, prasie, branżowych magazynach, możesz też zapytać kolegów i znajomych. Te informacje znakomicie ułatwią Ci później prowadzenie konwersacji.
Do kogo podejść? Jak to zrobić?
Zaproszony na konferencję czy przyjęcie gość może podejść do każdej osoby i nawiązać z nią rozmowę. Zasada ta działa bez względu na płeć. Wyjątkiem od tej reguły jest para osób zaangażowanych w rozmowę, gdyż często jest tak, że dwie osoby poruszają temat, który nie jest przeznaczony dla innych słuchaczy. Tak więc nie podchodź do rozmawiającej ze sobą pary osób (chyba, że same Cię do tego zaproszą), możesz za to podejść do jednej, trzech, czterech i większej grupy osób.
Jeszcze jeden mały wyjątek: Nie wypada podchodzić do gości, których ranga jest znacznie wyższa od naszej. Jeśli nie mamy ważnego powodu by porozmawiać, to lepiej tego nie robić.
Gdy chcesz nawiązać rozmowę z pojedynczą osobą, najpierw nawiąż z nią kontakt wzrokowy i uśmiechnij się. Na podstawie reakcji osoby zorientujesz się czy ma ochotę na konwersację. Jeśli tak, to po prostu podejdź. Pamiętaj, że prawie każdy jest zadowolony, kiedy to ktoś inny robi pierwszy krok.
Gdy zamierzasz dołączyć do rozmawiającej grupy, nie wtrącaj się do dyskusji. Przystań w pobliżu i przysłuchaj się przez chwilę rozmowie. Możesz zaczekać, aż ktoś zaprosi cię do rozmowy lub znając temat dyskusji, możesz wtrącić coś ciekawego lub zabawnego. Wówczas zwykle osoby się rozsuwają, robiąc nam miejsce. Wtedy jest odpowiedni moment na powitanie i przedstawienie się.
Przedstawiając się, wymień swoje imię, nazwisko i nazwę firmy z takim entuzjazmem, jakbyś właśnie otrzymał prestiżową nagrodę. Unikaj przedstawiania się niedbale i pośpiesznie. Przez to, że wiele osób lekceważy ten ważny moment mamrocząc coś niewyraźnego pod nosem, możesz z łatwością pozytywnie wyróżnić się i zostać zapamiętanym.
Jak wymieniać się wizytówkami?
Po przedstawieniu się możesz wymienić wizytówki, choć nie warto się z tym aż tak bardzo spieszyć. Jeśli udało Ci się zainicjować sympatyczną konwersację skup się raczej na niej niż na mechanicznym rozdawnictwie i kolekcjonowaniu „białych kartoników”. Przyjdzie na nie czas za kilka chwil, nawet na końcu rozmowy.
Pamiętaj, żeby mieć też przygotowane miejsce na otrzymane wizytówki – najlepiej mały wizytownik z kilkoma przegródkami. Każdą otrzymaną wizytówkę wkładaj z uszanowaniem do oddzielnej przegródki. Nie traktuj wizytówki tak jak karty do gry, którą dokładasz do talii! Niech Cię nie zdziwi, że „procedura” wymiany wizytówek może wyglądać zupełnie inaczej w czasie spotkań networkingowych, prowadzonych w stylu rodem z Ameryki. W tego typu spotkaniach chodzi często (choć nie zawsze) o zgromadzeniu jak największej liczby wizytówek w jak najkrótszym czasie. Trudno wtedy jednak o nawiązanie relacji z ludźmi, a to jest nasz główny cel.
Co powiedzieć na samym początku?
Kiedy już nastąpiło przedstawienie się, nawiązujemy rozmowę – najlepiej w formie pytania otwartego. Możesz zapytać o wrażenia z konferencji, nawiązać do ostatniego wystąpienia lub zadać jakieś pytanie związane z branżą, w jakiej pracuje rozmówca, lub firmą, której nazwę odczytałeś z identyfikatora przypiętego do jego ubrania. Możesz tu skorzystać z całego Twojego przygotowania przed imprezą.
Jeśli nie ma żadnej możliwości zdobycia informacji o potencjalnych uczestnikach imprezy – np. zostałeś zaproszony w ostatniej chwili, wtedy warto, żebyś zawsze był na bieżąco z tematami, jakie dotyczą wszystkich, np. o wydarzeniach kulturalnych (premiery kinowe, teatralne, bestsellery). O wiele łatwiej będzie Ci znaleźć jakiś wspólny wątek do rozmowy. Jeśli zupełnie nic nie przyjdzie Ci do głowy możesz np. zacząć od komentowania otoczenia, wystroju sali, itd.
Pamiętaj – polityka, religia, szczegóły życia rodzinnego, zarobki, to tematy ryzykowne, od których nie warto zaczynać relacji z osobami, których jeszcze nie znamy. Wiele osób od razu zaczyna rozmowę od interesów, traktując rozmówców jako potencjalnych Klientów. To duży błąd! Nie próbuj niczego sprzedawać w czasie pierwszej rozmowy z osobą, do której podszedłeś. To może bardzo zniechęcić do dalszych kontaktów.
Staraj się po prostu nawiązać luźną rozmowę (tzw. „small talk”) i dać się zapamiętać jako sympatyczna osoba, z którą się dobrze rozmawia. Taki jest właśnie cel – zbudować pozytywne wrażenie na swój temat. Na biznesowe tematy przyjdzie czas po imprezie (tzw. „follow up”). Efekty będą tym bardziej udane im lepsze zrobisz wrażenie i im lepszą relację nawiążesz w czasie imprezy.
PRZYKŁAD Z MEDIÓW
Ciekawym przykładem jest dla nas program „Familiada”. Nie chodzi mi o słynne dowcipy Karola Strasburgera, ale o sposób, w jaki rozmawia z uczestnikami. Zauważ, że Karol Strasburger nigdy nie zaczyna bezpośrednio od wydostania od uczestnika odpowiedzi na dane pytanie, tylko przez chwilę prowadzi z każdym luźną pogawędkę. Zwykle zaczyna od pytania nt. pracy, zawodu lub hobby uczestnika. Nie są to jednak pytania w stylu „Czym się Pan zajmuje?". Prowadzący sam nawiązuje do informacji, jaką zdobył przed programem o każdym z 10 uczestników, np. „Pracujesz w przedszkolu, prawda? Powiedz nam…” .Taki sposób zagajenia bardzo ociepla atmosferę i rozluźnia uczestników. Jak widać wysiłek włożony w przygotowanie bardzo się opłaca, gdyż przez to cały program staje się ciekawszy i wszyscy dowiadujemy się czegoś więcej o uczestnikach.
To dla Ciebie dobra wskazówka - w czasie rozmowy w stylu „small talk” nastaw się na ciekawe informacje od swojego rozmówcy, zamiast mówić cały czas o sobie. Raczej słuchaj uważnie i zadawaj adekwatne pytania. Pomoże ci technika aktywnego słuchania (TU LINK DO „Prowadzenie efektywnej konwersacji”). Z rozmowy wywnioskujesz czy istotnie trafiłeś na kogoś, z kim będziesz chciał rozwijać relacje na gruncie zawodowym.
REKOMENDOWANE SZKOLENIA
Jeśli chcesz doskonalić swoje umiejętności inicjowania i rozszerzania kontaktów biznesowych, to zainteresuj się szkoleniami takimi jak autoprezentacja w biznesie, komunikacja interpersonalna, savoir-vivre w biznesie (inaczej etykieta biznesu), skuteczny networking, budowanie biznesowych relacji, prowadzenie konwersacji, kreowanie profesjonalnego wizerunku, panowanie nad stresem.
TEST - SPRAWDŹ SWOJE UMIEJĘTNOŚCI INICJOWANIA KONTAKTÓW BIZNESOWYCH
Wybierz jedną odpowiedź w każdym pytaniu.
- Jesteś na przyjęciu biznesowym. Dostrzegasz jednego z gości, który stoi samotnie. Podchodzisz do tej osoby, przedstawiasz się, po chwili rozmowy przedstawiasz tę osobę innym uczestnikom przyjęcia, a ona przedstawia Ciebie. a. to prawidłowe zachowanie b. to niewłaściwe zachowanie
- Gdy podczas przerwy w branżowym seminarium chcesz przyłączyć się do rozmowy prowadzonej w kilkuosobowej grupie nieznanych ci uczestników: a. bez niepotrzebnych oporów podchodzisz do grupy i od razu włączasz się do dyskusji b. podchodzisz do jednej wybranej osoby z grupy i prosisz, żeby przedstawiła cię pozostałym osobom c. podchodzisz do grupy i przysłuchujesz się rozmowie przez jakiś czas i dopiero potem przyłączasz się
- Wybierz najbezpieczniejszy temat swobodnej rozmowy (tzw. „small talk”) w gronie nowopoznanych na przyjęciu biznesowym osób:
a. tematy osobiste, takie, jak rodzina, mąż, żona, dzieci
b. przemówienie powitalne wygłoszone przez gospodarza przyjęcia
c. bieżące wydarzenia w kulturze, sporcie i polityce
- Podczas rozmów kuluarowych na konferencji: a. czekasz aż inne osoby przedstawią się Tobie b. sam się przedstawiasz innym
- W czasie rozmowy z nowopoznanymi uczestnikami podczas branżowej konferencji: a. starasz się mówić jak najwięcej o sobie, żeby dać się lepiej zapamiętać b. opowiadasz im na temat swojej firmy i ofercie handlowej c. słuchasz i zadajesz pytania swoim rozmówcom
- Jeśli uważasz, że warto zainicjować biznesową współpracę z kimś, kogo poznałeś na konferencji: a. kontaktujesz się z tą osobą po konferencji b. rozmawiasz o tym od razu na konferencji, żeby wykorzystać szansę c. czekasz aż ta osoba skontaktuje się z Tobą po konferencji
SZTUKA INICJOWANIA KONTAKTÓW - PRAKTYCZNE ĆWICZENIE
Przed następną konferencją lub biznesową imprezą, na jakiej chcesz się pojawić wyznacz sobie konkretny cel, np. „Poznam 5 nowych osób w czasie tej konferencji” lub „W czasie przerwy podejdę do 3 nowych osób”. Staraj się ten cel zrealizować wykorzystując wcześniej opisane rady.
Wskazówka: Pamiętaj, że podobnie jak rozpoczęcie równie ważne jest kończenie rozmowy. Dlatego po kilku minutach postaraj się zręcznie zakończyć konwersację i podejść do następnej osoby lub grupy osób.
Autorką tekstu jest Lidia Tkaczyńska, ekspert etykiety biznesu i komunikacji, trener w Longhill Business Communication.
Klucz do testu:
(fot. wp.pl)