Pięć firmowych postanowień noworocznych

Menedżerowie oraz osoby zarządzające własnymi firmami koniec grudnia przeznaczają zazwyczaj na przeanalizowanie kończącego się roku oraz ustalenie priorytetów na kolejny. Choć wyznaczone cele mogą być różnie sformułowane, przeważnie można je zaliczyć do jednej z pięciu kategorii.

Żyć mniej rozrzutnie i więcej odkładać – to nie tylko postanowienie typowego Kowalskiego, ale często także jego pracodawcy. Firma, aby mogła się rozwijać, musi inwestować, a środki na inwestycje może uzyskiwać albo dzięki zwiększonym przychodom, albo poprzez ograniczenie kosztów. Zdarza się, że wydatki można zmniejszyć w dość prosty sposób, np. zlecając część zadań na zewnątrz (outsourcing), negocjując lepszą ofertę z operatorem telefonów lub internetu, czy też decydując się na współpracę z tańszą firmą kurierską.
Aby jednak oszczędności nie przybrały postaci incydentalnych cięć, ani nie prowadziły do obniżenia jakości świadczonych usług, powinny stanowić przemyślany element szerszej strategii. Warto więc znaleźć czas, aby ustalić na czym firma może racjonalnie oszczędzać, w jaki sposób zamierza to zrobić oraz jakie wydatki powinny pozostać na dotychczasowym lub nawet wyższym poziomie, by zdynamizować rozwój.
Nie obędzie się przy tym bez racjonalnego planowania budżetu. Nawet w najmniejszych firmach powinno ono zastąpić przypadkowe i spontaniczne podejmowanie decyzji finansowych. Poza dobrym planem, potrzebna jest także dyscyplina, aby dbałość o koszty towarzyszyła menedżerowi w równym stopniu przez cały rok.
- To być może zaskakujące, ale do profesjonalnego planowania budżetu można wykorzystać nawet tak popularny program jak MS Excel – mówi Marcin Wrzosek z firmy Effect Group. – Przygotowywanie analiz finansowych, budżetów czy biznesplanów wymaga co prawda zaawansowanej wiedzy z obsługi tego programu, ale odpowiednie umiejętności można zdobyć już podczas trzydniowego szkolenia.

Zazwyczaj jednak bardziej restrykcyjne planowanie i pilnowanie budżetu nie zastąpi zwiększenia przychodów. Aby firma mogła się rozwijać, nieustannie powinna poprawiać wyniki sprzedaży. Przedsiębiorcy i menedżerowie, chcąc aby ich firmy osiągały większe zyski, mogą próbować podwyższać marże, a także inwestować w wyższą jakość produktów lub usług. Ale przy silnej konkurencji, wyższe ceny mogą przynieść skutek odwrotny od zamierzonego, a poprawa jakości może nie wystarczyć, jeśli niewiele osób się o niej dowie. Dlatego w rozwiniętych przedsiębiorstwach bardzo dużą wagę przykłada się do procesu sprzedaży. Sprzedaż, aby była skuteczna, powinna wykorzystywać różne dostępne kanały – m.in. punkty stacjonarne, internet, ale także telefon.
- Można sądzić, że dziś telesprzedaż traci na popularności, ponieważ klienci są już zmęczeni telefonami od sprzedawców – mówi Jacek Zaborowski z Effect Group. – Wiele jednak zależy od tego, czy konsultant potrafi poprowadzić rozmowę w interesujący sposób i czy reaguje na feedback ze strony klienta. Nie należy zapominać, że sprzedawca powinien być doradcą klienta, a nie nachalnym akwizytorem. Tylko pod tym warunkiem możemy mówić o skutecznej telesprzedaży.
Drugi filar, bez którego nie może być dziś mowy o wzroście przychodów, to odpowiedni marketing. Tu również ważne jest wykorzystanie wielu kanałów – od klasycznej reklamy w prasie, programów lojalnościowych w punktach sprzedaży, po content marketing realizowany za pośrednictwem internetu.

Wielu przedsiębiorcom sen z powiek spędzają opóźnienia kontrahentów w płatnościach. Dlatego wraz z nowym rokiem utwierdzać się mogą w postanowieniu, aby tym razem lepiej zadbać o odzyskiwanie należności.
Cel ten mogą osiągnąć, jeśli będą działali konsekwentnie. Powinni więc ustalić reguły dotyczące współpracy z kontrahentami – np. po ilu dniach bez wpłaty nastąpi pierwsze upomnienie telefoniczne lub e-mailowe, po jakim czasie zostanie wysłane pocztą wezwanie do zapłaty, kiedy wynajęta zostanie firma windykacyjna, a także po jakim czasie bez wpłaty współpraca z nierzetelnym płatnikiem zostanie zawieszona.
- Wielu przedsiębiorców zapomina o jeszcze jednym, bardzo skutecznym działaniu. Poza upominaniem się o pieniądze lub zrywaniem współpracy, można także prowadzić negocjacje z kontrahentem – podpowiada Marcin Wrzosek. – Jeśli uda się przeprowadzić takie rozmowy w spokojnej, rzeczowej atmosferze, można poznać przyczyny opóźnień, a jeśli okaże się, że wynikają one z trudnej sytuacji kontrahenta, a nie z jego złej woli, uzgodnić harmonogram spłat.

Bardzo często osoby zarządzające firmą mają przeświadczenie, że ich przedsiębiorstwo mogłoby osiągać lepsze efekty (np. obsługiwać większą liczbę zamówień), gdyby bardziej dopracowane zostały kwestie organizacyjne. To jednak wymaga ustalenia odpowiednich zasad współpracy wewnątrz firmy, a na ich wypracowanie brakuje często tak czasu, jak i umiejętności.
- Szczególnie jeśli zespół pracowników powiększa się, sprawna organizacja zależy od odpowiedniego przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi osobami – zauważa Jacek Zaborowski z Effect Group. - Skuteczne zarządzanie personelem wymaga opracowania odpowiednich procedur i regulaminów dotyczących zasad funkcjonowania przedsiębiorstwa, relacji między przełożonymi, podwładnymi i równorzędnymi pracownikami, a także zasad wykonywania i oceniania pracy.
Na szczęście przegląd istniejących procedur lub zaprojektowanie nowych można zlecić firmie zewnętrznej, więc osoba zarządzająca przedsiębiorstwem nie musi tego typu zadań wykonywać samodzielnie.

Do firmowych postanowień noworocznych można zaliczyć także sytuację, w której przełożony zamierza zadbać o skuteczniejszą współpracę między pracownikami, a pośrednio także o lepszą atmosferę w firmie. Tutaj jednak prawdopodobnie nie wystarczą wyłącznie dobre chęci, ani nawet dobrze działające procedury. Potrzebne jest coś jeszcze.
- Najważniejsza jest sprawna komunikacja. To ona ma bezpośrednie przełożenie zarówno na relacje wewnątrz firmy, jak i na współpracę z innymi podmiotami – przekonuje Marcin Wrzosek. – Atmosfera panująca w firmie może albo sprzyjać komunikacji nastawionej na współpracę, albo ją utrudniać. Dlatego osoby zarządzające pracownikami powinny nie tylko deklarować chęć dbania o relacje, ale także uczestniczyć w szkoleniach i warsztatach, podczas których nauczą się, jak stworzyć odpowiednią atmosferę w zespole.
Wszystkie przedstawione cele są oczywiście możliwe do osiągnięcia. Aby jednak firmowe postanowienia noworoczne zostały zrealizowane, muszą być one realne, mierzalne i możliwe do osiągnięcia w określonym czasie.
Jest też coś, czym plany biznesowe różnią się od postanowień osobistych. Wiele celów prywatnych można osiągnąć wyłącznie poprzez konsekwentne trzymanie się wybranego postanowienia. W odniesieniu do planów biznesowych, konieczne jest jeszcze zdobywanie praktycznych umiejętności oraz pogłębianie wiedzy. A tego nie da się osiągnąć, wypowiadając jedynie życzenie przy noworocznym toaście.