Prezentacja, czyli codzienność freelancera. Jak zrobić ją dobrze?

ALSO Polska jest oficjalnym dystrybutorem produktów firmy Microsoft

Po co w ogóle zawracać sobie głowę prezentacją? Jeżeli zadaliście sobie takie pytanie, to znaczy, że jeszcze nie odkryliście potencjału takiej formy autopromocji. To błąd. Warto sprawdzić, czy taka forma kontaktu ze zleceniodawcami nie przyniesie wam przypadkiem wymiernych korzyści.

Mnie trudno sobie wyobrazić, żebym nie korzystał z takiego narzędzia, bo mogę dzięki niemu szybko stworzyć efektowne portfolio oraz ofertę współpracy. Nieważne, czy chodzi o sesje zdjęciowe, kampanie reklamowe, organizację eventów czy obsługę kanałów w mediach społecznościowych. Dzisiaj nie ma możliwości, żeby równie szybko i skutecznie zaprezentować swoje usługi, np. pisząc ofertę w dokumencie tekstowym.

Nie ma rady – musimy wykazać się kreatywnością. W morzu takich samych prezentacji twoja po prostu musi się wyróżniać. Nie musi być kontrowersyjna, nie powinna być efekciarska, a najlepiej, żeby stanowiła dobry kompromis między kreatywnym podejściem do tematu i prostotą przekazu. Forma oferty to duża część powodzenia w rozmowie ze zleceniodawcami.

Jest przy tym kilka podstawowych elementów, które powinny znaleźć się w każdej prezentacji, nawet w takiej z pozoru nieszablonowej. Ja zawsze wyznaczam sobie pięć punktów, które koniecznie muszę odhaczyć.

Slajd otwierający. Musi być maksymalnie prosty i zawierać dwie główne informacje – tytuł prezentacji, który jasno wskaże jej tematykę, a także imię i nazwisko. W końcu powinno już na starcie zapaść w pamięć.

Spis treści. Jeżeli prezentacja składa się z 20 lub więcej slajdów, nie wymieniajmy wszystkich poruszanych zagadnień, ale grupujmy je. Spis jest niezbędny, bo nie tylko wprowadza widza w temat, ale daje poczucie uporządkowania prezentacji.

Slajd końcowy. Nie może być tak, że prezentacja kończy się niespodziewanie. Musimy stworzyć jeden lub dwa slajdy końcowe, które mogą pełnić różne funkcje: czasem podsumują, o czym mówiliśmy podczas prezentacji, a czasem będą zawierać jedynie np. dane kontaktowe.

Atrakcyjne grafiki. Tło, zdjęcia, ilustracje, ikony. Warto posiłkować się stronami oferującymi szeroki wybór tzw. stokowych zdjęć. Niestety te są często płatne, a wyszukanie dobrych grafik zajmuje sporo czasu. Ale są i na to sposoby (o których za chwilę).

I na koniec – ważna zasada. Musisz pamiętać, żeby nie przesadzić z ilością tekstu na slajdach. To jedynie dodatek do wystąpienia, który ma za zadanie usystematyzować i wzmocnić przekaz ustny. Jeżeli po prostu włączymy program i przeklikamy slajdy, z pewnością nie wywrzemy dobrego wrażenia na ewentualnym zleceniodawcy. A skoro prezentacja to jedynie dodatek, nie powinniśmy zalewać jej tekstem.

Sztywny plan, ciekawy pomysł, nieszablonowe podejście oraz wykorzystanie ikon, grafik i profesjonalnych fotografii to podstawa. Z jakiego narzędzia skorzystać, aby szybko i skutecznie wykonać tę pracę? Ja korzystam z PowerPointa.

To świetny moment, aby porozmawiać o tym programie, bo kilka tygodni temu Microsoft zaprezentował komplet narzędzi Office w wydaniu 2020. Do tej pory zawsze kupowałem pakiet programów Microsoftu i wymieniałem co kilka lat na nowszą wersję, ale tym razem po raz pierwszy postanowiłem skorzystać nie z zakupu, ale z subskrypcji. Ta oferta dotąd nazywała się Office 365, a niedawno zmieniła się w Microsoft 365 – ma więcej funkcjonalności i jeszcze lepiej działa w chmurze.

Zadawałem sobie to pytanie od kilku lat, ale dotąd – chyba bardziej z niewiedzy niż chłodnej kalkulacji – nie traktowałem subskrypcji poważnie. Dlaczego się przekonałem? Microsoft 365 to nie tylko zestaw programów Office, ale także przydatne w mojej pracy OneNote i Outlook oraz m.in. dostęp do chmury OneDrive i program Teams, który zaimponował mi w usłudze dla firm (warto zaznaczyć, że Teams dla użytkowników prywatnych będzie dostępny w Polsce dopiero jesienią), kiedy miałem przyjemność z niego ostatnio korzystać. A po co mieć to wszystko, jeśli potrzebny jest i tak głównie PowerPoint?

Odpowiedź jest banalnie prosta – Microsoft oferuje znacznie więcej funkcjonalności w ramach subskrypcji niż wtedy, gdy po prostu kupimy pakiet programów. Zaczniemy od najważniejszej, czyli od samego procesu tworzenia prezentacji. W PowerPoincie dostępnym w ramach Microsoft 365 otrzymujemy pomocnika.

Mowa o narzędziu o nazwie Projektant, które pozwala na szybsze i bardziej kreatywne tworzenie prezentacji. Z mojego punktu widzenia istotne jest to, że Projektant wyręcza mnie w najbardziej dla mnie czasochłonnym zadaniu, czyli tworzeniu koncepcji wyglądu slajdów. Późniejsze wypełnienie ich grafikami i tekstem to znacznie łatwiejsza część. Zawsze poświęcałem na to zbyt dużo czasu.

Teraz, kiedy tworzę pierwszy slajd, Projektant od razu proponuje mi grafiki na slajd otwierający – co ciekawe, może nim być nawet zapętlona animacja. Do wyboru są dosłownie tysiące propozycji. Jeżeli już wybrałem otwierające zdjęcie lub animację i wpisałem treść – choćby tytuł i moje nazwisko – Projektant automatycznie proponuje mi kilkanaście różnych wzorów tego samego slajdu. Sztuczna inteligencja w ułamku sekundy daje mi wybór zróżnicowanych propozycji, nad których wyglądem sam musiałbym głowić się godzinami.

Co ważne, Projektant "rozumie" przy tym treść, jaką wpisuję w slajdach i proponuje mi odpowiednie ikony do ich zilustrowania. Każda, nawet najmniejsza zmiana na slajdzie od razu sprawia, że zmieniają się również propozycje Projektanta, dzięki czemu kątem oka po prawej stronie widzę kilkanaście różnych sposobów na to, jak efektownie zaprezentować wpisaną przeze mnie treść.

Do tej pory korzystałem ze stron oferujących zdjęcia stokowe – czerpanie z ich zasobów kosztowało mnie łącznie około 40-60 zł miesięcznie. Sądziłem, że jest to w moim przypadku konieczna inwestycja, ale właśnie okazało się, że byłem w błędzie. Microsoft 365 to równowartość 25 zł miesięcznie – w tym mam wszystko, co zawiera subskrypcja, a także tysiące zdjęć, ikon, grafik i animacji, które mogę wykorzystać w mojej pracy.

Nie ma tutaj żadnych pułapek pisanych drobnym drukiem, więc z zasobów PowerPointa mogę korzystać zarówno przy prezentacji na użytek własny, jak i biznesowy. To bardzo udane fotografie, mają dobre kadry, wysoką rozdzielczość, dobrą kompozycję i oświetlenie, słowem – to profesjonalne zdjęcia, z pewnością nie odstające od tych, które dotąd kupowałem na stokach.

O co chodzi z tą subskrypcją?

Subskrypcja Microsoft 365 pozwala mi korzystać z programów Office zarówno na moim komputerze, jak i online. Osobiście ciągle korzystam z przeglądarkowej wersji programów i w ogóle nie instalowałem ich jeszcze na komputerze. Fakt, że usługa działa w chmurze, pozwala korzystać z nich na każdym urządzeniu, na którym zalogujemy się do platformy.

Łatwo sobie wyobrazić sytuację, że spotykamy się w gronie współpracowników, każdy ma do wyświetlenia prezentację multimedialną – teraz nie ma konieczności po każdej osobie podłączać komputera do rzutnika, wystarczy zalogować się na podłączonym komputerze do swojego konta Microsoft i wyświetlić prezentację korzystając ze 100 proc. funkcji PowerPointa. To samo dotyczy urządzeń mobilnych – wystarczy pobrać aplikację albo zalogować się do platformy za pośrednictwem mobilnej przeglądarki i, przykładowo, sprawdzić po raz ostatni prezentację np. w pociągu czy taksówce.

Dotąd uważałem, że to wszystko to jedynie dodatki, z których w ogóle nie będę korzystał, ale każda kolejna funkcja nie tylko mnie zaskakuje, co uzależnia. Taka forma pracy daje mi też dodatkowe zabezpieczenie. Ile razy przez przypadek usunęliście ze swojego komputera ważny plik? Korzystając z Microsoft 365, można zrobić backup plików z komputera w OneDrive, a kiedy przypadkowo usuniemy dokument z komputera, przez miesiąc znajdziemy go w koszu w chmurze. Wystarczy wtedy zalogować się do aplikacji w przeglądarce i przywrócić plik. A w cenie subskrypcji mam do dyspozycji 1 TB miejsca na swoje dane. Normalnie tyle zapłaciłbym za sam dostęp co chmury.

Cena? W moim przypadku jest to 299 zł rocznie za subskrypcję Microsoft 365 Personal, czyli ok. 25 zł miesięcznie.

Jeżeli jednocześnie chcecie kupić nowy komputer, to sklepy współpracujące z Microsoftem przy zakupie laptopa dorzucają teraz subskrypcję gratis.

A jeżeli do 14 czerwca zakupicie Microsoft 365, będziecie mogli skorzystać z konsultacji doradcy i usługi zdalnej instalacji.