1. Wizytówka- co to takiego?
Gromadzimy ich całe mnóstwo. W miarę upływu lat pojawiają się następne. Ich stosy rosną i rosną... Wizytówki. Uczenie mówiąc, druki akcydensowe, a precyzyjnie, akcydensy informacyjne, czyli materiały pojawiające się od czasu do czasu, niecyklicznie, których funkcją jest przekazywanie informacji.
Mówiąc zaś po ludzku, są to małe, podręczne kartoniki zawierające dane personalne, adresowe i inne informacje. Wizytówki najczęściej dzieli się na służbowe i prywatne, jednak niektórzy wyróżniają jeszcze wizytówki rodzinne oraz tzw. kombinowane, a więc łączące w sobie elementy wizytówek służbowych i prywatnych.
Mogą mieć one różne rozmiary, często zależnie od części świata, w której są one używane. Przyjmuje się jednak, że klasyczne wizytówki nie przekraczają wymiarów 9 cm długości i 5,5 cm szerokości. W Polsce szerokość wizytówki to najczęściej 5 cm. Niektórzy przyjmują także zasadę, zgodnie z którą wizytówki powinny być zbliżone wielkością do rozmiarów kart kredytowych, czy też blankietów czekowych. Generalnie jednak chodzi o to, by bilet wizytowy był poręczny, a więc łatwy do przechowania.
2. Dawno, dawno temu, czyli historia z wizytówką w tle.
Niewiele osób wie, że ten niepozorny kartonik był używany już w XV wieku, a przywędrował do nas z Chin. Co ciekawe, urzędnicy chińscy byli prawnie zobowiązani do posiadania wizytówek, wykonanych zresztą z wykorzystaniem specjalnej, trzymanej w tajemnicy techniki. Przez kolejne wieki ten rodzaj przekazywania informacji rozprzestrzeniał się po świecie. Przełom wieków XVII i XVIII to okres popularyzacji wizytówek w Europie.
Z czasem pojawiły się pierwsze wizytówki drukowane, dziś natomiast bogactwo i różnorodność wizytówek może niejedną osobę przyprawić o solidny ból głowy. Obecnie, przynajmniej do tej pory, nie bardzo wyobrażamy sobie świat bez wizytówek. Wprawdzie coraz częściej można dziś natknąć się na sytuacje, w których wizytówki są skanowane, bądź też znajdujące się na nich dane są wpisywane bezpośrednio do baz komputerowych, a same wizytówki wyrzucane, jednak takie zachowanie ciągle nie jest obowiązującym kanonem. Warto jednak wiedzieć, że jeszcze nie tak dawno wizytówkami nazywano także kartoniki z napisanymi na nich odręcznie kilkoma zdaniami. Czasem były to życzenia powrotu do zdrowia, czasem gest solidarności, czy na przykład przekazanie wyrazów współczucia.
Zdarzało się także, że bilety wizytowe służyły do przekazywania konkretnej informacji, bądź polecenia. Opis takiej właśnie sytuacji znajdziemy w „Karierze Nikodema Dyzmy” Tadeusza Dołęgi-Mostowicza, którą to książkę przekornie lubię cytować przy okazji wszelkich dyskusji na temat zarządzania i zachowań biznesowych. W tej właśnie książce minister Jaszuński, przychylając się do prośby Nikodema Dyzmy odnośnie kontyngentu drzewa z lasów koborowskich, kreśli kilka słów na swoim bilecie wizytowym, prosząc Dyzmę, by ten przekazał ów bilet dyrektorowi Olszewskiemu z grodzieńskiej Dyrekcji Lasów Państwowych. Napis na karcie wizytowej brzmiał (pisownia oryginalna):
„WPan Dyr. Olszewski- Grodno. Proszę o przychylne i natychmiastowe załatwienie reklamacji JWP Nikodema Dyzmy w sprawie tartaków koborowskich. Jaszuński”
Jak się później okazało, bilet wizytowy zadziałał i sprawa została przez Dyzmę załatwiona pomyślnie.
W celu zmniejszenia liczby słów zapisywanych na wizytówkach, w wyższych sferach stosowano często skróty pochodzenia francuskiego. Były więc takie, które oznaczały np. podziękowania, pożegnanie, czy też stanowiły formę życzeń noworocznych. Na każdy z tych skrótów odpowiadało się własną wizytówką opatrzoną innym, odpowiednio dobranym skrótem. Można więc śmiało powiedzieć, że wizytówki w formie pisanej stanowiły wówczas istotny element sztuki savoir vivre'u oraz dawały możliwość prowadzenia pełnego konwenansów dialogu.
3. Wizytówka wczoraj i dziś.
Wizytówki, tak jak wszelkie inne przedmioty materialne podlegające ocenom estetycznym, przechodziły w swej historii wiele zmian, a czasem wręcz rewolucji. Na początku, gdy wizytówki te były wypisywane ręcznie, skupiano się przede wszystkim na jakości papieru, z którego były one wykonywane, odpowiedniej klasie atramentu oraz – gdy uznano to za wskazane – na skropieniu kartonika odrobiną wody toaletowej.
W czasach, w których pojawiły się wizytówki drukowane nastąpił swoistego rodzaju boom kreacyjny, którego efektem było prześciganie się w liczbie kolorów i znaków graficznych zdobiących blankiety wizytowe. Po pewnym czasie fala radosnej twórczości edytorskiej zdecydowanie osłabła i nastąpił swoistego rodzaju powrót do korzeni: minimalizmu, lakoniczności i dyskretnej elegancji.
4. Wizytówka służbowa.
W biznesie istnieje wręcz obowiązek posiadania wizytówek. Najczęściej, obok danych personalnych, zawierają one informacje odnośnie piastowanego stanowiska, numery telefonów, faksu, NIP, REGON oraz nazwę i pełny adres organizacji.
Zdarza się także, że pomysłowi projektanci wizytówek umieszczają na nich także hasło przewodnie firmy, zdjęcie właściciela, numer konta bankowego, a nawet mapkę dojazdową. Jak odnaleźć się w tym gąszczu możliwości, projektując własną wizytówkę służbową? Oczywiście w większości przypadków będziemy korzystać z szablonu obowiązującego w naszej organizacji.
Jeśli jednak to na nas spoczywać będzie ciężar stworzenia takiego wzoru, trzeba pamiętać, że generalną zasadą jest tutaj dobrze pojęty umiar. W tym kontekście wielkość wizytówki nie jest przypadkowa. Jest ona bowiem na tyle duża, by zmieścić na niej wszystkie najważniejsze informacje i jednocześnie na tyle mała, żeby przesadnie się nie rozpisywać.
Często mówi się, że im mniej informacji znajduje się na wizytówce, tym ważniejszą funkcję pełni jej właściciel. Zwolennicy tej tezy często decydują się na wizytówkę, na której znajduje się jedynie imię (imiona) i nazwisko. Nie wszyscy mogą jednak pozwolić sobie na taki minimalizm. W większości przypadków na wizytówce służbowej zamieszcza się wszelkie niezbędne dane, rezygnując z przesadnych ozdobników.
Na niektórych wizytówkach umieszcza się znak wodny. Takie działanie powinno jednak dotyczyć przede wszystkim wizytówek osób publicznych. Wówczas ów znak wodny to najczęściej godło państwowe. Takimi wizytówkami posługują się czasem parlamentarzyści i korpus dyplomatyczny. Na wizytówkach marszałków, wojewodów, prezydentów i burmistrzów może także znajdować się herb województwa, czy miasta.
Obecnie coraz częściej przyjmuje się zasadę, zgodnie z którą na uniwersalnej wizytówce przed imieniem i nazwiskiem umieszcza się wyłącznie stopień, bądź tytuł naukowy. W związku z tym osoby legitymujące się stopniem naukowym doktora, bądź doktora habilitowanego, czy też tytułem naukowym profesora powinny zadbać o zamieszczenie odpowiednich skrótów na swoich biletach wizytowych. To samo dotyczy tych, którzy piastują na uczelniach stanowiska docentów. Coraz rzadszym zjawiskiem jest natomiast wpisywanie przed nazwiskiem tytułów zawodowych licencjata, czy magistra.
Pewnym odstępstwem mogą być tu jedynie tytuły zawodowe inżyniera i magistra inżyniera, które – szczególnie w firmach produkcyjnych – są niejednokrotnie istotną informacją dla tych, którym wręczane są wizytówki.
Osobnymi prawami w tej kwestii rządzą się uczelnie i inne jednostki naukowo-dydaktyczne, w przypadku których na wizytówkach umieszcza się wszelkie dane odnośnie tytułów i stopni. Nienajlepszym rozwiązaniem wydaje się być natomiast zamieszczanie na wizytówkach mapek dojazdowych, czy też zdjęć właścicieli wizytówek. Zdecydowanie odradzam takie działania. Wizytówka nie jest bowiem folderem i nie należy jej z nim mylić. Dobrze jest także stosować stonowaną kolorystykę, ograniczając feerię barw do tych kolorów, w których stworzony został logotyp firmy.
O jakości wizytówki ciągle w dużej mierze decyduje rodzaj papieru. Nie warto więc na nim oszczędzać, wybierając niższą gramaturę, gdyż papier ten powinien być odpowiedni, a więc elegancki.
Przestrzegałbym także przed zbyt nowatorskimi rozwiązaniami, takimi, jak wizytówka w pionie. Najelegantszą formą pozostaje bowiem zawsze wizytówka klasyczna. Coraz częściej w biznesie spotyka się wizytówki dwustronne, przeważnie dwujęzyczne. Jest to praktyczne i w pełni akceptowalne rozwiązanie ułatwiające przekazanie istotnych informacji w środowisku międzynarodowym. 5. Wizytówka prywatna.
Znacznie większą swobodę mamy wtedy, gdy tworzymy wizytówkę prywatną. W tym przypadku możemy w większym stopniu dać upust swoim fantazjom twórczym, gdyż ten rodzaj wizytówki w większym stopniu ma mówić coś szczególnego o nas samych.
Niezależnie od tego, także w przypadku wizytówek prywatnych spotyka się rozwiązania, w których na karcie wizytowej zapisane są jedynie personalia i numer telefonu.
6. Trudna sztuka wręczania wizytówek.
Wręczanie wizytówek nie powinno mieć w sobie niczego z automatyzmu. Odnosząc się do wyższych sfer biznesu, trzeba jednoznacznie stwierdzić, że spotkania biznesowe nie powinny być okazją do bezrefleksyjnego, każdorazowego i beznamiętnego przekazywania biletów wizytowych.
Takie działania cechują raczej handlowców niż biznesmenów wyższego szczebla. Jak już wspomniałem, wizytówka nie jest folderem. Ma ona znacznie większą wartość. Dlatego właśnie często uważa się, że zainicjowanie wręczania wizytówek podczas spotkania biznesowego jest komunikatem mówiącym o pomyślnym przebiegu spotkania i działaniem dającym nadzieję na dalszą owocną współpracę. Jeśli przyjmujemy takie założenie, wtedy wizytówki wręczamy tylko wtedy, gdy sprawy idą ku dobremu.
Oczywiście istnieje wiele odstępstw od tej generalnej zasady. Wizytówki wręcza się chociażby wtedy, gdy w spotkaniu biorą udział wysocy przedstawiciele kilku stron i kluczowe dla właściwego przebiegu narady jest zorientowanie się, kto jest kim. Jeśli już jednak zdecydujemy się na wręczenie wizytówek, pamiętajmy, by wręczając, trzymać je za prawy górny róg.
Następnie kierujemy wizytówkę zadrukowaną stroną do odbiorcy. Osoba odbierająca wizytówkę powinna uważnie ją przeczytać, czy chociażby omieść ją wzrokiem, a następnie schować do wizytownika, ewentualnie do wewnętrznej kieszeni marynarki.
7. Czego absolutnie nie wolno robić z wizytówkami?
Wizytówki nie należy wręczać, przesuwając ją po blacie stołu w kierunku odbiorcy. Nie wolno również przekazywać jej, trzymając kartonik między palcem wskazującym i środkowym, gdyż ten sposób wręczania może zostać uznany za lekceważący.
Wizytówek nie wręcza się także hurtowo. Nie jest więc w dobrym tonie proszenie uczestników spotkania, żeby podzielili się wizytówkami z przekazanego im przez nas pliku kartoników. Absolutnie niedopuszczalne jest chowanie otrzymanych wizytówek do butonierki, bądź do tylnej kieszeni spodni. Tego rodzaju obcesowy sposób bycia wywołuje w świecie biznesu jedynie uśmiech politowania.
Nie należy także kłaść otrzymanej wizytówki na blacie biurka przed sobą i bawić się nią w trakcie rozmowy.
Karygodne jest także zaginanie rogów leżącej przed nami wizytówki, czy też zapisywanie na niej czegokolwiek. Jeśli chodzi o dopiski na naszych własnych wizytówkach, pamiętajmy o tym, by umieszczać je na odwrocie. To właśnie to miejsce może posłużyć do zapisania aktualnego numeru telefonu, bądź numeru telefonu komórkowego. Jeśli więc uaktualniamy dane, wystarczającym rozwiązaniem jest umieszczenie aktualizacji na odwrocie wizytówki. Nie należy natomiast skreślać numerów wydrukowanych pierwotnie na awersie.
Docelowo, rzecz jasna, powinniśmy postarać się o partię nowych wizytówek, z uaktualnionymi danymi. A propos, pamiętajmy, że jeśli udajemy się na jakieś ważne spotkanie, konferencję, czy bankiet, to do nas samych należy zadbanie o to, by zawsze mieć przy sobie zapas wizytówek w eleganckim etui. Jeśli tego nie dopilnujemy, nasze późniejsze rozpaczliwie tłumaczenia, że wizytówki „właśnie się skończyły”, bądź „nie dodrukowali nam nowych” będą odbierane przez innych z niesmakiem i zażenowaniem.
Jak się w tym wszystkim nie zagubić?
W tym momencie przychodzi mi na myśl sytuacja ze znanego filmu pod tytułem „American Psycho”. W jednej ze scen grupa spotykających się biznesmenów zachwyca się, prezentując innym uczestnikom spotkania swoje idealnie dopracowane wizytówki. Jest w tej scenie sporo ironicznej przesady.
W pewnej chwili padają jednak znamienne słowa: „To ty jesteś swą własną wizytówką, a nie biały prostokącik z nadrukiem”. Pamiętajmy o tym, głowiąc się nad wyborem optymalnego wzoru naszych kart wizytowych...