Zarządzanie czasem

Siódma rano. Kawa na biurku. Początek pracy. Zabieramy się do pierwszego zadania. Dzwoni telefon. Ktoś przekonuje nas, że mamy natychmiast porzucić to, czym się zajmujemy i zająć się czym innym- rzekomo znacznie ważniejszym. Otwieramy następny plik w komputerze. Po raz kolejny dzwoni telefon. Sytuacja się powtarza. Otwieramy więc trzeci plik. Potem czwarty i piąty. Dzień pracy kończy się późno. Zdecydowanie zbyt późno. Jesteśmy niesamowicie zmęczeni. Poza tym... niczego właściwie nie udało nam się doprowadzić do końca. Stres, pośpiech, powierzchowność działania i ogólne rozdrażnienie zrobiły swoje. Mamy dość.
Czy nasz dzień pracy musi wyglądać właśnie w ten sposób?
Nie, nie musi. Czas na zmiany.
Zacznij od prostej czynności. Zastanów się nad swoimi osobistymi celami i spróbuj porównać je z celami organizacji w której pracujesz. Tego rodzaju porównanie pokaże ci, czy zasadne jest oddawanie się temu, czym obecnie zajmujesz się zawodowo. Jeśli odpowiedź na to pytanie okaże się twierdząca, zastanów się, co konkretnie musisz zrobić, by zrealizować postawione cele. Lista, która powstanie w wyniku takiego działania nie powinna być zbyt długa. Będziesz musiał na bieżąco ją kontrolować i modyfikować, zależnie od potrzeb. Jeśli stworzysz już konkretny operacyjny plan działania, powinieneś trzymać się wytyczonego rytmu pracy. Zadania o dużym stopniu złożoności dziel na mniejsze części i realizuj etapami. Koniecznie wyznaczaj precyzyjne terminy realizacji poszczególnych zadań, bądź ich etapów. Wystrzegaj się także nadgorliwości. Nie zabieraj się za kilka zadań jednocześnie- ten model naprawdę nie działa!

Mówiąc o planowaniu zadań do wykonania nie można zapomnieć o ich hierarchii. Niedotrzymywanie ustalonych terminów bierze się w dużej mierze właśnie z braku umiejętności nadawania odpowiednich rang wszystkim naszym działaniom. W świecie zawodowym i nie tylko w nim od wielu, wielu lat obowiązuje zasada Pareto, zgodnie z którą 20% aktywności daje 80% efektów biznesowych. Może więc warto skupić swą uwagę na znalezieniu owych najbardziej istotnych 20%, niż bezrefleksyjnie zajmować się pozostałymi 80%?
Kolejna zasada – równie ważna w tym kontekście – to zasada Eisenhowera. Zgodnie z nią powinniśmy wszystkie zadania, które mamy do wykonania podzielić pod kątem ich znaczenia oraz pilności realizacji. Jeśli dokonamy już takiego podziału, w pierwszej kolejności zajmujemy się zadaniami ważnymi i pilnymi.
Zadania ważne i niepilne powinniśmy zaplanować i zrealizować w późniejszym czasie, bądź też przekazać do wykonania komu innemu. Kluczowe w tym przypadku jest jednak to, abyśmy zadań ważnych i niepilnych nie stracili z pola widzenia. W takiej bowiem sytuacji z czasem przesuną się one do grupy zadań ważnych i pilnych, powodując w niej tłok, a tym samym wywołają znaczący kryzys. Następna grupa to zadania mało ważne, ale pilne. Te najlepiej jest zlecić innym, pamiętając oczywiście o skontrolowaniu ich wykonania. Obecnie w biznesie wyraźnie widoczny jest bowiem trend, zgodnie z którym menedżerowie wyższego szczebla w ogóle nie powinni zajmować się zadaniami o niewielkim znaczeniu i dużej pilności. Ostatnią grupę tworzą zadania mało ważne i mało pilne. Z tymi zadaniami najlepiej jest bezpowrotnie się rozstać!

Mówiąc o zlecaniu zadań innym trzeba stwierdzić, że umiejętność delegowania nie jest w dzisiejszym świecie zbyt częsta.
Z jednej strony wynika to czasem z naszego zamiłowania do perfekcji, które każe nam sądzić, że nikt poza nami nie wykona danego zadania tak dobrze, jak my. W niektórych przypadkach takie stwierdzenie można nawet uznać za prawdziwe, jednak, gdy w polu widzenia mamy aktywności, których nikt za nas nie może wykonać, jesteśmy wręcz zmuszeni, by rozstać się z tymi, które być może nie będą zrealizowane w tak doskonały sposób, jednak po prostu nie ma innego rozwiązania.

Kolejnym powodem nieszczególnej popularności delegowania zadań jest powszechne przeświadczenie, że przekazując je, tracimy nad nimi kontrolę. Tak jednak nie jest i absolutnie nie powinno być! Przekazując innym operacyjną realizację zadania wciąż zachowujemy w swoim ręku funkcję kontrolną. Nie zapominamy więc o zadaniach przekazanych komu innemu. Tym właśnie decentralizacja różni się od rozczłonkowania.

Słysząc o dążeniu do działania, dzięki któremu nasza praca stanie się bardziej efektywna, wewnętrzne się oburzamy, uznając, że pracujemy tak ciężko, że przecież niczego nie można już poprawić.
Czy aby na pewno?
Z badań wynika, że zawartość faktycznej pracy w czasie przeznaczonym na zajęcia zawodowe oscyluje w granicach... 30-40%!
Niewiarygodne, lecz prawdziwe. Jeśli prześledzimy naszą codzienność zawodową, dosyć szybko zdamy sobie sprawę z tego, że mnóstwo czasu po prostu przecieka nam przez palce. Taki stan rzeczy ilustruje między innymi tak zwany syndrom studenta. Nazwa nie jest tutaj przypadkowa, gdyż została ona zaczerpnięta rzeczywiście z rzeczywistości akademickiej. Otóż, okazało się, że studenci niemal zawsze czekają z realizacją zadań do ostatniej chwili, a więc do momentu, w którym zbliża się nieubłaganie ostateczny termin ich ukończenia. Dopiero wtedy energicznie zabierają się do pracy. Prawidłowość ta nie dotyczy jednak wyłącznie czasów studenckich, lecz w znakomitej większości przypadków przekłada się później na obszar zawodowy, co oczywiście skutkuje pracą zrywami, a tym samym mniejszą efektywnością. Czy oznacza to, że wtedy, gdy do końca realizacji zadania pozostaje jeszcze sporo czasu, nie robimy niczego?

Oczywiście, nie. Wówczas bowiem do głosu dochodzi nasza mniej lub bardziej uświadomiona chęć pokazania innym, jak ciężko na co dzień pracujemy. Wynajdujemy więc sobie zadania, które bez żadnych poważniejszych konsekwencji moglibyśmy odłożyć na później i natychmiast przystępujemy do ich realizacji. W innym przypadku przypominamy sobie nagle, że nieodzowne jest przeprowadzenie konsultacji z kolegą z biura obok, i to właśnie w tej chwili. Ruszamy więc ochoczo na spotkanie.

Tego typu działania są uzasadnione psychologicznie. Mając większą, czy mniejszą świadomość syndromu studenta w przypadku głównego naszego zadania, podejmujemy inne aktywności, by nieco uspokoić swoje sumienie i „pokazać” nam samym, jak bardzo jesteśmy zajęci. Kolejna zasada mająca swe odzwierciedlenie w rzeczywistości to prawo Parkinsona, które mówi o tym, że niezależnie od tego, ile czasu będziemy mieli na realizację danego zadania (a więc, czy będzie on długi, czy krótki), cały ten czas wykorzystamy w 100%, a często nawet go przekroczymy.

Sporo energii i czasu zabiera nam także tak zwana zła wielozadaniowość, czyli sytuacja, w której, chcąc zdążyć ze wszystkim, podejmujemy się realizacji kilku zadań jednocześnie, w efekcie nie zdążając z żadnym z nich. Jedynym rezultatem pojawiającym się w tej sytuacji jest ogromne zmęczenie spowodowane wysiłkiem wkładanym w nieustanne „przełączanie się” między kolejnymi zadaniami.

Czas jest jednym z tych dóbr, których nie można kupić. Szanujmy go więc. Planuj rozsądnie. Niech terminy realizacji zadań będą realistyczne. Pamiętaj jednak o tym, że dość często planując czasochłonność zadań dodaje się pewną rezerwę czasową przeznaczoną na wszelkie nieprzewidziane zdarzenia.
Jeśli zauważysz u siebie lub u innych taką prawidłowość, zadbaj o to, by taka rezerwa pojawiła się na końcu złożonego zadania, czy projektu, zamiast umieszczania „zakładek czasowych” po każdym najdrobniejszym nawet zadaniu.
Jeśli zastosujesz taką właśnie metodę, będzie ci znacznie łatwiej zarządzać całym przedsięwzięciem.
Ustalając harmonogram dnia roboczego, przy założeniu że potrwa on osiem godzin, przygotuj zadania na sześć godzin, a dwie ostatnie poświęć na wszelkie nieprzewidziane zdarzenia, utrudnienia, czy nowości, którymi bezwzględnie będziesz musiał się zająć. Nie bądź jednak dla siebie zbyt łaskawy przy określaniu czasochłonności. Przypisz do zadań agresywne terminy wykonania i rób wszystko, by ich dotrzymać.
Ludzie układają swoje harmonogramy pracy w bardzo różny sposób. Jedni wolą na początku dnia zająć się zadaniami stosunkowo nieskomplikowanymi, które będą mogli wykonywać, uszczuplając listę zadań na dany dzień i jednocześnie rozgrzewając się przed zadaniami bardziej złożonymi, które zaplanowali na drugą część dnia.
Inni, korzystając ze świeżości swojego umysłu, zaczynają od zadań trudnych po to, by pod koniec dnia móc zająć się tymi, które nie wymagają szczególnej koncentracji i mogą być wykonywane niemal mechanicznie.
Zastanów się, które z tych rozwiązań jest ci bliższe i świadomie wdrażaj je w swoją codzienność zawodową.

Niezależnie od tego, jaki aktualnie mamy dzień tygodnia, w skutecznym zarządzaniu sobą w czasie powinniśmy doskonalić się po prostu każdego dnia. W psychologii biznesu często można spotkać się ze stwierdzeniem, że sztuka właściwych zachowań zawodowych jest w dużej mierze uzależniona od tego, na ile zachowania te staną się dla nas oczywiste i nawykowe.

Jeśli przyjmujemy takie założenie, musimy mieć świadomość, że między innymi z powodu konieczności utrwalania tego nawyku od treningu efektywnego wykorzystywania czasu nie możemy mieć wakacji.
Jeśli wykształcimy w sobie pewną powtarzalność utrwalania dobrych wzorców, z pewnością zauważymy pozytywne zmiany w naszym postępowaniu, i to szybciej niż myślimy. Powodzenia!