Wszystko, czego potrzebujesz i zawsze, gdy tego potrzebujesz. W jednej internetowej usłudze
Masz dość ciągłego szukania zapisanych "gdzieś" w komputerze lub telefonie materiałów, informacji, notatek czy zdjęć? Chcesz mieć dostęp do wszystkich swoich plików w dowolnym czasie i z dowolnego urządzenia? Skorzystaj z narzędzia, które znasz od lat, ale – być może – nawet nie wiedziałeś, jakie niesie możliwości.
Najlepsze pomysły przychodzą do głowy podczas spaceru, biegania, prowadzenia samochodu, jazdy na rowerze czy… pod prysznicem. Wszędzie tam, gdzie czujemy się zrelaksowani i odprężeni. Odpowiada za to przypływ dopaminy – to związek chemiczny, uwalniany przez komórki nerwowe w mózgu i rdzeniu kręgowym. Jest neuroprzekaźnikiem, który odpowiada za kreatywność i motywację. Wyzwala się w sytuacjach przyjemnych, często podczas aktywności fizycznej lub wykonywania czynności, które lubimy.
Czyli – raczej nie przy biurku, podczas kilkugodzinnego siedzenia przy komputerze, czyli – nie wtedy, kiedy tak naprawdę byśmy jej najbardziej potrzebowali.
Co zatem robimy? Jeśli tylko możemy, powinniśmy wstać i zająć się tym, co sprawia nam przyjemność i odpręża. I właśnie wtedy mamy zwykle najlepsze pomysły i czujemy największą motywację do pracy. Czy to oznacza, że powinniśmy czym prędzej wracać do biurka lub zawsze mieć ze sobą laptopa?
Niekoniecznie, przecież mamy smartfona, z którym właściwie i tak się nie rozstajemy. I mamy narzędzie, dzięki któremu wszystko, co tworzymy na komputerze, możemy edytować na smartfonie – i odwrotnie. Tak działa usługa Microsoft 365, dostępna zawsze i z każdego urządzenia.
Microsoft 365: Jak wykonać kopię zapasową zdjęć ze smartfona?
Na komputer, smartfon lub tablet
Wszyscy znają Worda, Excela czy PowerPointa i wszyscy wiedzą, że to sprawdzone narzędzia, będące niemal synonimami edytora tekstów, arkusza kalkulacyjnego czy programu do tworzenia prezentacji. Z kolei użytkownicy Windows 10 wiedzą dodatkowo, czym jest OneDrive – dysk w chmurze, który jest domyślnie instalowany wraz z systemem, a do którego można dostać się zarówno z poziomu eksploratora plików, jak i przez przeglądarkę internetową lub aplikację na smartfonie.
Już nieco mniejsza grupa osób zna Office na smartfony i tablety z Android i iOS, który jest dostępny za darmo dla każdego. Po zakupie subskrypcji Microsoft 365 z dostępem do wszystkich aplikacji na wszystkich urządzeniach otrzymujemy wszechstronne narzędzia umożliwiające łapanie inspiracji i kreatywności w każdej sytuacji.
OneDrive – jeden na wszystko
Zacząć trzeba od tego, że praca w różnych sytuacjach i na różnych urządzeniach wymaga jednego miejsca do przechowywania plików. Jeśli do tej pory zapisywałeś wszystko na lokalnych dyskach, wrzucałeś na pulpit "na chwilę" lub wysyłałeś pliki sam sobie e-mailem – zapomnij o tym chaosie. Wystarczy wszystkie pliki zapisywać w OneDrive.
Microsoft 365: Jak przechowywać pliki?
To proste, bo wystarczy zainstalować OneDrive na komputerze i urządzeniach mobilnych, z których korzystasz – smarfonie czy tablecie. Teraz wszystko, nad czym pracujesz, zapisuj na OneDrive, a automatycznie zostanie wysłane do chmury i już po chwili będziesz miał do tego dostęp z dowolnego urządzenia, w tym przez przeglądarkę internetową, gdybyś na przykład musiał skorzystać z nieswojego sprzętu.
Wystarczy, że zalogujesz się swoim loginem Microsoft (który założyłeś, instalując Windows 10 na komputerze albo kupując usługę Microsoft 365). Gdy korzystasz z Microsoft 365 twój dysk w chmurze ma pojemność 1 TB!
Sposób na sukces, czyli idealny work flow
Każdy ma swój sposób pracy, ale warto chwilę zastanowić się nad tym, jak ją sobie dobrze zorganizować przy wykorzystaniu możliwości, jakie daje Microsoft 365.
Zaczynamy więc od utworzenia na OneDrive folderu przeznaczonego dla danego projektu. Tam będą trafiały wszystkie materiały i stworzone przez nas dokumenty.
Teraz następuje czas zbierania materiałów i pomysłów. Żeby wszystko mieć w jednym miejscu, warto skorzystać z programu OneNote – popularnego notatnika, w którym wszystkie treści możesz pogrupować w dowolny sposób, tworząc np. oddzielny notes dla danego projektu, a w nim sekcje i strony według potrzeb.
Zdjęcia, filmy czy całe strony, pliki, linki, tekst… wszystko możemy dodać do OneNote. Ale to nie koniec.
Warto zainstalować w przeglądarce (Edge lub Chrome) rozszerzenie OneNote WebClipper. Wówczas wszystko to, co przeglądamy w sieci, również możemy dodać do notatnika OneNote. To może być cała strona, którą automatycznie przerobimy na tekst, jej fragment, zdjęcie czy link.
Inspiracje i materiały pojawiają się w różnych miejscach i różnym czasie. Korzystając ze smartfona, całość można od razu wrzucić na OneDrive lub bezpośrednio do notatki OneNote. Tekst, zdjęcie lub film można przy tym konwertować na tekst lub na tabelę przystosowaną do dalszej obróbki w Excelu. Do tego służy aplikacja Office, działająca na Androidzie i IOS, która również daje dostęp do wszystkich plików zapisanych w chmurze.
Jak stworzyć profesjonalną prezentację w PowerPoint dla Microsoft 365?
Kolejny krok to praca nad materiałem. Zwykle tworząc teksty czy prezentacje, siedzimy przy komputerze, ale nie musi tak być. Dzięki aplikacji Office na urządzenia przenośne można edytować zapisane na OneDrive pliki w każdej wolnej chwili. Jedziesz pociągiem lub autobusem? Zamiast bezmyślnie przeglądać internet, możesz jeszcze raz przejrzeć tekst czy prezentację i dokonać niezbędnych poprawek lub stworzyć nowe teksty czy slajdy.
A jeśli pracujesz w zespole? Zamiast przesyłać sobie kolejne wersje dokumentów czy prezentacji, wystarczy udostępnić je w programie – w zależności od ustawień osoba, która otrzyma dostęp, może edytować dany plik lub tylko go przeglądać, nawet jeśli nie ma zainstalowanego Worda czy PowerPointa. Wystarczy, że wyślesz jej wygenerowany w programie link, a ona może otworzyć plik w przeglądarce i tam nad nim pracować.
Gotowy efekt pracy możesz zapisać w dowolnym formacie, a plik wyjściowy zawsze masz pod ręką w folderze na OneDrive.
Jedna subskrypcja na wszystko
Scenariuszy wykorzystania środowiska Microsoft do wydajnej pracy jest tyle, ilu użytkowników. Jedni pracują głównie na komputerach, traktując Office na smartfonie czy tablecie jako wygodne uzupełnienie, inni wszystkie notatki, nagrania, zdjęcia czy filmy gromadzą mobilnie, bo lubią pracować w dowolnym miejscu i czasie. Wszystkie te sposoby pracy łączy jedno – bezproblemowy dostęp do plików w każdym miejscu i czasie i możliwość współdzielenia efektów pracy lub wspólnego pracowania na plikach przez kilka osób jednocześnie.
Jak korzystać z Microsoft 365 na wszystkich swoich urządzeniach?
Warto dodać, że Microsoft 365 to w sumie aż 7 aplikacji (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Teams, Skype, OneDrive) oraz dodatki takie jak aplikacja Family Safety, służąca do m.in. zapewnienia bezpieczeństwa dzieci w internecie, czy rozszerzenie Redaktor, poprawiające błędy pisowni i gramatyki w tekstach pisanych w przeglądarce Edge lub Chrome (ta funkcja jest też wbudowana w program Word). W pakiecie otrzymujemy również matematycznego korepetytora w OneNote oraz bazę bezpłatnych zdjęć, grafików i plików video w PowerPoint.
Ile to kosztuje?
Microsoft 365 udostępniany jest w dwóch formach subskrypcji dla użytkowników domowych – Personal i Family. Ten pierwszy to koszt 299,99 zł rocznie. Pozwala na korzystanie na 5 urządzeniach.
Drugi to nawet 6 kont. Każdy może korzystać z Microsoft 365 na 5 urządzeniach, a wszystko to za 429,99 zł rocznie. Dodajmy, że każdy użytkownik subskrypcji Personal i Family otrzymuje aż 1 TB przestrzeni w usłudze OneDrive do wyłącznego wykorzystania. To łącznie 6TB dla całej rodziny!
A więc w przeciętnej cenie dostępu do filmowego serwisu streamingowego lub z muzyką dostajesz narzędzie, dzięki któremu już nigdy nie zgubisz żadnego dokumentu, notatki czy zdjęcia. I to narzędzie dla całej rodziny lub przyjaciół.